概要
受領した証憑（請求書・領収書）を、電子データとして保存する運用例を紹介します。
運用イメージ
- 証憑を先にアップロードして、証憑を見ながら仕訳伝票を起票する
- 仕訳伝票を先に起票して、あとから証憑を一括添付する
証憑を先にアップロードして、証憑を見ながら仕訳伝票を起票する
1. 受領した証憑の電子データを保存する（従業員）
あらかじめ用意したフォルダーに、証憑の電子データを保存すると自動で当サービスにアップロードされます。
紙で受領した場合（スキャナ保存）
以下のいずれかの方法で電子データにして保存します。
- スキャナーでスキャンし、PDFファイルとして保存する
- スマートフォンやデジタルカメラで撮影し、jpgなどの形式の画像ファイルとして保存する
電子データで受領した場合（電子取引データ）
メール受領した場合や、WebからPDFファイルをダウンロードして受領した場合は、PDFファイルをそのまま保存します。
| 参考 |
『証憑収集オプション for 勘定奉行クラウド』をご利用の場合は、拠点の従業員のパソコンに証憑収集アプリをセットアップすることで、従業員から証憑を収集できます。 |
2. アップロードされた画像やPDFを見ながら、仕訳伝票を起票する（経理）
［財務会計 ‐ 取引入力 ‐ 取引入力 ‐ 証憑入力］メニューで、画像ファイルやPDFファイルを見ながら仕訳伝票を起票することで、証憑と仕訳伝票を自動的に関連付けることができます。
なお、「1. 受領した証憑の電子データを保存する（従業員）」で所定のフォルダーに保存された証憑は、［証憑入力］メニュー起動時に自動でクラウドにアップロードされます。その際、スキャナ保存か電子取引か自動判定されます。
| 参考 |
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3. 証憑を確認・ダウンロードする（経理）
［財務会計 ‐ 取引入力 ‐ 証憑リスト］メニューで、証憑の解像度（dpi）や階調を一括で確認できます。
また、証憑を日付・金額・取引先で検索したり、ダウンロードできます。
画面やデータ作成で出力する項目は、設定できます。
取引年月日・取引先・取引金額・証憑ファイル名のほか、データの記録日時・アップロード者・削除履歴情報を出力するために、以下の項目を選択済項目に設定します。
- 仕訳伝票：「伝票日付」
- 証憑項目：「日付」「支払先情報」「金額」
- ファイル：「ファイル名」「アップロード日時」「アップロード者名」
- 電子帳簿保存：「削除日時」「削除者名」
削除履歴情報の確認に加えて、削除した証憑ファイルの内容確認や復元もできます。
仕訳伝票を先に起票して、あとから証憑を一括添付する
1. ［取引ファイル受入］メニューなどで、仕訳伝票を起票する（経理）
［財務会計 ‐ 取引入力 ‐ 取引入力 ‐ 取引ファイル受入］メニューなどで、仕訳伝票を起票します。
2. 受領した証憑の電子データを保存する（従業員）
あらかじめ用意したフォルダーに、証憑の電子データを保存すると自動で当サービスにアップロードされます。
紙で受領した場合（スキャナ保存）
以下のいずれかの方法で電子データにして保存します。
- スキャナーでスキャンし、PDFファイルとして保存する
- スマートフォンやデジタルカメラで撮影し、jpgなどの形式の画像ファイルとして保存する
電子データで受領した場合（電子取引データ）
メール受領した場合やWebからPDFファイルをダウンロードして受領した場合は、PDFファイルをそのまま保存します。
| 参考 |
『証憑収集オプション for 勘定奉行クラウド』をご利用の場合は、拠点の従業員のパソコンに証憑収集アプリをセットアップすることで、従業員から証憑を収集できます。 |
3. アップロードされた画像やPDFに、必要事項を入力する（経理）
［財務会計 ‐ 取引入力 ‐ 取引入力 ‐ 証憑入力］メニューで、画像ファイルやPDFファイルに日付・金額・支払先の他に用途や人数など、任意の項目を入力します。
なお、「2. 受領した証憑の電子データを保存する（従業員）」で所定のフォルダーに保存された証憑は、［証憑入力］メニュー起動時に自動でクラウドにアップロードされます。その際、スキャナ保存か電子取引か自動判定されます。
| 参考 |
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4. ［証憑一括添付］メニューで、仕訳伝票と証憑を関連付ける（経理）
［財務会計 ‐ 取引入力 ‐ 取引入力 ‐ 証憑一括添付］メニューで、登録済みの仕訳伝票に証憑をまとめて関連付けます。
5. 証憑を確認・ダウンロードする（経理）
［財務会計 ‐ 取引入力 ‐ 証憑リスト］メニューで、証憑の解像度（dpi）や階調を一括で確認できます。
また、証憑を日付・金額・取引先で検索したり、ダウンロードできます。
画面やデータ作成で出力する項目は、設定できます。
取引年月日・取引先・取引金額・証憑ファイル名のほか、データの記録日時・アップロード者・削除履歴情報を出力するために、以下の項目を選択済項目に設定します。
- 仕訳伝票：「伝票日付」
- 証憑項目：「日付」「支払先情報」「金額」
- ファイル：「ファイル名」「アップロード日時」「アップロード者名」
- 電子帳簿保存：「削除日時」「削除者名」
削除履歴情報の確認に加えて、削除した証憑ファイルの内容確認や復元もできます。
他システムから連携する
経費精算システムなどの外部サービスで証憑を管理している場合は、仕訳伝票にその保存先のパス情報を指定することで、『勘定奉行クラウド』上で仕訳伝票と証憑を関連付けられます。
［財務会計 ‐ 取引入力 ‐ 取引入力 ‐ 取引ファイル受入］メニューでは、以下のように保存先のパス情報を指定して受け入れることで、仕訳伝票と証憑をまとめて関連付けできます。
また、『蔵奉行クラウド』や『債務奉行クラウド』で入力した債務伝票、支払伝票をもとに『勘定奉行クラウド』に仕訳伝票を連携すると、『蔵奉行クラウド』や『債務奉行クラウド』で添付した証憑（請求書・納品書など）もあわせて連携されます。連携された証憑は『勘定奉行クラウド』の［財務会計 ‐ 取引入力 ‐ 証憑リスト］メニューで確認できます。