概要
令和4年1月から改正電子帳簿保存法に沿った運用をするために、あらかじめ社内の運用ルールを決めておきましょう。
スキャナ保存に対応するために必要な準備
スキャナ保存の対応は、誰がスキャンするのか（従業員・業務担当者）で運用が大きく変わってきます。
従業員がスキャンして業務担当者に提出する場合は、スキャンしたPDFをどのフォルダーに、どのようなファイル名で保存してもらうかを決めて、従業員に周知を徹底することが重要になってきます。
業務担当者がスキャンする場合は、フォルダーの管理方法などを決めて効率的に作業できる方法を決めることが重要です。
| チェックポイント | チェック項目 | |||
|---|---|---|---|---|
| スキャナ保存の対象とする書類を洗い出す |
誰がどのような手段でデータを受領し、どのような承認フローで回しているか整理・確認する
|
□ | ||
| スキャンして電子データにする書類と、紙のまま保管する書類を明確にする | □ | |||
|
書類の受領から原本破棄までの流れを決める |
どの書類を誰がいつまでにスキャンし、原本を破棄するかを書類ごとに定め、スキャニング漏れが発生しないよう社内の運用ルールを決める | □ | ||
| スキャナ保存の対象書類を受領後、いつまでに伝票の入力、証憑原本との確認、タイムスタンプを付与するかを定め、期限どおりに運用するためのルールを決める | □ | |||
| 伝票の伝票日付や入力単位を書類ごとに確認し、書類に合ったスキャン方法やスキャンした証憑の添付方法を決める | □ | |||
| スキャニング作業の確認事項 | スキャンする前に、スキャン機器が正しく設定されているか確認する | □ | ||
| 保存場所に十分な容量が確保できているか確認する （『債権奉行クラウド』と『勘定奉行クラウド』は、7年間の保存をするための十分な容量をご提供しています） |
□ | |||
| 保存するフォルダを何ごとに分けるか検討する （最低限、証憑の種類ごとに分けることをおすすめします。さらに取引先ごとに分けるかなども検討しましょう） |
□ | |||
|
保存する証憑データのファイル名のルールを検討する
|
□ | |||
| スキャンデータをカラーで作成しているか | □ | |||
| スキャンデータと証憑原本を目視で確認しているか | □ | |||
| スキャンデータに不備があった場合、要件の期間内に正しく再スキャンしているか | □ | |||
| スキャン業務の担当者は、作業手順について十分な知識を有しているか | □ | |||
| その他の確認事項 | 検索した画像データをディスプレイ及びプリンターで確認できるか | □ | ||
| 証憑原本を破棄する際に、スキャンデータが確実に保存されていることを再度確認したか | □ | |||
| スキャンデータの破棄は、規程等に定められた方法によって適切に行われているか | □ |
電子取引データの保存に対応するために必要な準備
| チェックポイント | チェック項目 | ||
|---|---|---|---|
| 現状の取引内容を整理する | どのような種類の電子取引をしているか確認する （PDFの注文書をメールで受領している、電子FAXを利用して注文書を受領している、EDIシステムで取引をしている、など） |
□ | |
|
誰がどのような手段でデータを受領し、どのような承認フローで回しているか整理・確認する
|
□ | ||
| 現状、紙で受領している証憑について、電子データで受領できるものを洗い出す （可能な限り、電子データで受領するのがおすすめです） |
□ | ||
| 電子データの保存場所や保存方法を検討する | 電子取引の証憑データを保存する場所を検討・用意する （『債権奉行クラウド』を利用するパソコンから参照できる場所に保存するのがおすすめです） |
□ | |
| 保存するフォルダを何ごとに分けるか検討する （最低限、証憑の種類ごとに分けることをおすすめします。さらに取引先ごとに分けるかなども検討しましょう） |
□ | ||
|
保存する証憑データのファイル名のルールを検討する
|
□ | ||
| 電子取引をしているデータを、用意した保存先に保存できるか確認する | □ | ||
|
電子取引データにタイムスタンプを付与するか検討する
|
□ | ||
| 保存場所に十分な容量が確保できているか確認する （『債権奉行クラウド』と『勘定奉行クラウド』は、7年間の保存をするための十分な容量をご提供しています） |
□ | ||
| データの受領から保存までの作業の流れを確認する | 電子データを受領後、いつまでにどのような保存方法で保存するかを決めて、期限通りに保存・運用するためのルールを決める | □ | |
| 訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定・運用・備付けによる保存措置をする場合、規程を作成し、規程にそって運用する | □ | ||
| 取引先や従業員に周知する | 電子データと一緒に紙の原本を受領している取引先を明確にし、紙で送付しないよう依頼する | □ | |
| 電子データの保存までの手続きの流れなど、ルールについて従業員に周知する | □ | ||
| その他の確認事項 | 検索した画像データをディスプレイ及びプリンターで確認できるか | □ | |
| 電子データの訂正や削除は、規程に定められた方法にそって適切に行われているか | □ |