『勘定奉行クラウド』の対応
帳簿 | 書類 | 電子取引 | |||
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貸借対照表 損益計算書 など |
自己が |
相手方から 受領した書類 |
電子データで 交付・受領した取引情報 |
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(請求書) 請求書(控)(※注) (その他) 納品書(控) 見積書(控) 注文書(控) など |
領収書 請求書 契約書 見積書 注文書 など |
(交付) 請求書(※注) (受領) 領収書、請求書 契約書、見積書 注文書 など |
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保存方法 | (A) 帳簿の電磁的記録 |
(B) 書類の電磁的記録 |
(C) スキャナ保存 |
(D) 電子取引データの 保存 |
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勘定奉行 |
● | ● | (請求書)● (その他)- |
● | (交付)● (受領)● |
(※注)当サービスの「登録番号」末尾の2桁目が「M」(例 CR×××××××M×)の場合は、請求書を発行できます。
お客様が対応する保存方法ごとに、必要なサービスや運用イメージをまとめました。
以下を参考に、『勘定奉行クラウド』での対応をご検討ください。
参考 |
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(A)帳簿の電磁的記録
対応概要 |
『勘定奉行クラウド』を利用するだけで、帳簿を「紙」で保管する代わりに『勘定奉行クラウド』のデータ(電磁的記録)で保存できます。
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必要なサービス | 『勘定奉行クラウド』 |
その他必要な準備 | 帳簿を速やかに出力できるディスプレイとプリンター |
法的要件 |
「優良な電子帳簿」の法的要件に対応しています。 「優良な電子帳簿」と過少申告加算税の軽減措置については、こちらをご参照ください。 |
運用方法 |
紙での保管に代えて、仕訳帳・元帳などの帳簿を『勘定奉行クラウド』で出力します。 |
事前に決めるべきこと | 紙での保管から、『勘定奉行クラウド』のデータ(電磁的記録)での保存に切り替える帳簿を決めます。(一部の帳簿を切り替えることも可) 詳細は、こちらをご参照ください。 |
(B)書類の電磁的記録(貸借対照表・損益計算書など)
対応概要 |
『勘定奉行クラウド』を利用するだけで、決算報告書を「紙」で保管する代わりに『勘定奉行クラウド』のデータ(電磁的記録)で保存できます。
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必要なサービス | 『勘定奉行クラウド』 |
その他必要な準備 | 書類を速やかに出力できるディスプレイとプリンター |
法的要件 |
対応している法的要件は、こちらをご参照ください。 |
運用方法 |
紙での保管に代えて、決算報告書を『勘定奉行クラウド』で出力します。 |
事前に決めるべきこと | 特にありません。 |
(B)書類の電磁的記録(発行した請求書控え)
対応概要 |
発行した請求書の控えを「紙」で保管する代わりに『勘定奉行クラウド』または『奉行Edge 発行請求書DXクラウド』のデータ(電磁的記録)で保存できます。
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必要なサービス | 『勘定奉行クラウド』(「登録番号」末尾の2桁目が「M」(例 CR×××××××M×))または『奉行Edge 発行請求書DXクラウド』 |
その他必要な準備 | 書類を速やかに出力できるディスプレイとプリンター |
法的要件 |
対応している法的要件は、こちらをご参照ください。 |
運用方法 |
紙での保管に代えて、請求書の控えを当サービスで出力します。 |
事前に決めるべきこと | 特にありません。 |
(C)スキャナ保存
対応概要 |
『勘定奉行クラウド』を利用するだけで、「紙」で受領した証憑を保管する代わりに、スキャンした証憑ファイルを取り込み、仕訳伝票と紐付けて保存できます。
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必要なサービス | 『勘定奉行クラウド』 |
その他必要な準備 | スキャナ装置や複合機(スキャナ機能付き)・スマートフォン |
法的要件 |
タイムスタンプなしで運用できる法的要件に対応しています。 |
運用方法 |
受領した紙の証憑(請求書・領収書)をスキャンして、電子データとして保存する運用例を紹介します。 |
事前に決めるべきこと | 誰がスキャンするのか(従業員・経理)など、運用ルールを決めます。 詳細は、こちらをご参照ください。 |
(D)交付した電子取引データの保存
対応概要 |
PDFファイルで交付した請求書(電子取引データ)を、PDFのまま自動で保存されます。 |
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必要なサービス | 『勘定奉行クラウド』(「登録番号」末尾の2桁目が「M」(例 CR×××××××M×))または『奉行Edge 発行請求書DXクラウド』 |
その他必要な準備 | 特にありません。 |
法的要件 |
対応している法的要件は、こちらをご参照ください。 |
運用方法 |
電子取引データ(PDFファイル)で交付した請求書は、データのまま自動で保存されます。保存されたデータの確認方法を紹介します。 |
事前に決めるべきこと | 特にありません。 |
(D)受領した電子取引データの保存
対応概要 |
電子取引データ(電子領収書や電子請求書など)を、仕訳伝票と紐付けてデータのままで保存できます。
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必要なサービス | 『勘定奉行クラウド』+『証憑収集オプション for 勘定奉行クラウド』 |
その他必要な準備 | 特にありません。 |
法的要件 |
対応している法的要件は、こちらをご参照ください。 |
運用方法 |
電子取引データ(PDFファイルなど)で受領した証憑(請求書・領収書など)を、データのままで保管する運用例を紹介します。 |
事前に決めるべきこと | 電子取引データの収集方法など、運用ルールを決めます。 詳細は、こちらをご参照ください。 |
参考 |
「正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程」を定めて運用することで、タイムスタンプなしで運用できます。『証憑収集オプション for 勘定奉行クラウド』は不要です。 |
よくある質問
事務処理規程や『証憑収集オプション for 勘定奉行クラウド』に関するよくある質問については、こちらをご参照ください。
法的要件
(A)帳簿の電磁的記録(優良な電子帳簿)
保存要件の概要 | 勘定奉行 | |
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記録事項の訂正・削除、追加をした場合には、これらの事実および内容を確認できること | ◯ | |
通常の業務処理期間を経過した後に入力した場合には、その事実を確認できること | ◯ | |
帳簿の記録事項と関連する他の帳簿の記録事項との間で、相互に関連性を確認できること | ◯ | |
システム関係書類等を備え付けること | ◯ | |
ディスプレイやプリンターを備え付け、帳簿を画面や書面に整然明瞭で速やかに出力できること | ◯ | |
検索要件 | ① 取引年月日・取引先・取引金額を検索条件として設定できること | ◯ |
② 日付または金額の範囲指定によって検索できること | ◯ | |
③ 二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件によって検索できること | ◯ | |
税務職員による質問検査権に基づくデータのダウンロードに応じること | ◯ |
(B)書類の電磁的記録
保存要件の概要 | 勘定奉行 | |
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システム関係書類等を備え付けること | ◯ | |
ディスプレイやプリンターを備え付け、書類を画面や書面に整然明瞭で速やかに出力できること | ◯ | |
検索要件 | ① 年月日を検索条件として設定できること | ◯ |
② 日付の範囲指定によって検索できること | ◯ | |
税務職員による質問検査権に基づくデータのダウンロードに応じること | ◯ |
(C)スキャナ保存
保存要件の概要 | 勘定奉行 | 証憑保管 | |
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書類の受領後速やかに、または通常の業務処理期間を経過した後速やかに入力すること | ◯ | ||
一定水準以上の解像度(200dpi以上)による読み取り カラー画像による読み取り(赤・緑・青256階調(約1677万色)以上) |
◯ | ||
次のいずれかの改ざん防止措置をすること | |||
1) | 書類の受領後にタイムスタンプを付与すること | ✖ | ◯ |
2) | データの訂正・削除をした場合にその記録が残るシステムを利用し、 入力期間内に入力したことを確認ができること |
◯ | |
スキャン文書と帳簿との相互関連性を保持すること | ◯ | ||
システム関係書類等を備え付けること | ◯ | ||
ディスプレイやプリンターを備え付け、書類を画面や書面に整然明瞭で速やかに出力できること | ◯ | ||
検索要件 | ① 取引年月日、取引先、取引金額を検索条件として設定できること | ◯ | |
② 日付または金額の範囲指定によって検索できること | ◯ | ||
③ 二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件によって検索できること | ◯ | ||
税務職員による質問検査権に基づくデータのダウンロードに応じること | ◯ |
参考 |
いずれかの改ざん防止措置
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(D)電子取引データの保存
保存要件の概要 | 勘定奉行 | 証憑保管 | |
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次のいずれかの改ざん防止措置をすること | |||
1) | タイムスタンプが付与されたデータを受領 | ||
2) | 速やかに(または通常の業務処理期間を経過した後速やかに)タイムスタンプを付与 | 交付)〇(※注) 受領)✖ |
受領)◯ |
3) | データの訂正・削除をした場合にその記録が残るシステムまたは訂正・削除ができないシステムを利用して授受および保存 | ||
4) | 訂正削除の防止に関する事務処理規程の策定、運用、備付け | ||
システム関係書類等を備え付けること | ◯ | ||
ディスプレイやプリンターを備え付け、書類を画面や書面に整然明瞭で速やかに出力できること | ◯ | ||
検索要件 | ① 取引年月日・取引先・取引金額を検索条件として設定できること | ◯ | |
② 日付または金額の範囲指定によって検索できること | ◯ | ||
③ 二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件によって検索できること | ◯ | ||
税務職員による質問検査権に基づくデータのダウンロードに応じること | ◯ |
(※注)当サービスの「登録番号」末尾の2桁目が「M」(例 CR×××××××M×)の場合は、請求書を交付できます。交付した請求書(PDFファイル)にはタイムスタンプが付与されます。
参考 |
いずれかの改ざん防止措置 『勘定奉行クラウド』では、2)または 4)のいずれかで対応します。
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