『商奉行クラウド』の対応
| 帳簿 | 書類 | 電子取引 | |||
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貸借対照表 損益計算書 など |
自己が 発行した書類 |
相手方から 受領した書類 |
電子データで 交付・受領した取引情報 |
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| 請求書（控） 納品書（控） 見積書（控） |
注文書 など |
（交付した） 請求書、納品書、見積書 （受領した） 注文書など |
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| 保存方法 | （A） 帳簿の電磁的記録 |
（B） 書類の電磁的記録 |
（C） スキャナ保存 |
（D） 電子取引データの保存 |
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商奉行 |
● | － | ● | ▲ | （交付）●（※注） （受領）▲ |
（※注）『奉行Edge 発行請求書DXクラウド』のご契約が必要です。
お客様が対応する保存方法ごとに、必要なサービスや運用イメージをまとめました。
以下を参考に、『商奉行クラウド』での対応をご検討ください。
| 参考 |
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（A）帳簿の電磁的記録
| 対応概要 |
『商奉行クラウド』を利用するだけで、得意先元帳（帳簿）を「紙」で保管する代わりに『商奉行』のデータ（電磁的記録）で保存できます。
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|---|---|
| 必要なサービス | 『商奉行クラウド』 |
| その他必要な準備 | 得意先元帳を速やかに出力できるディスプレイとプリンター |
| 法的要件 |
「優良な電子帳簿」の法的要件に対応しています。 |
| 運用方法 |
紙での保管に代えて、得意先元帳を『商奉行クラウド』で出力します。 |
| 事前に決めるべきこと | 特にありません。 |
（B）書類の電磁的記録
| 対応概要 |
『商奉行クラウド』を利用するだけで、発行した請求書や納品書・見積書の控えを「紙」で保管する代わりに『商奉行』のデータ（電磁的記録）で保存できます。
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|---|---|
| 必要なサービス | 『商奉行クラウド』 |
| その他必要な準備 | 控え書類を速やかに出力できるディスプレイとプリンター |
| 法的要件 |
対応している法的要件は、こちらをご参照ください。 |
| 運用方法 |
紙での保管に代えて、請求書や納品書・見積書の控えを『商奉行クラウド』で出力します。 |
| 事前に決めるべきこと | 特にありません。 |
（C）スキャナ保存
| 対応概要 |
「紙」で受領した注文書（証憑書類）を保管する代わりに、スキャンしたファイルを『商奉行クラウド』の売上伝票に添付して保存します。
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|---|---|
| 必要なサービス | 『商奉行クラウド』＋『勘定奉行クラウド』 |
| その他必要な準備 | スキャナ装置や複合機（スキャナ機能付き） |
| 法的要件 |
『勘定奉行クラウド』で対応します。 |
| 運用方法 |
受領した紙の注文書などをスキャンして、電子データとして保存する運用例を紹介します。 |
| 事前に決めるべきこと |
誰がスキャンするのか（業務担当者・経理）など、運用ルールを決めます。 |
（D）交付した電子取引データの保存
| 対応概要 |
PDFファイルで交付した請求書や納品書・見積書（電子取引データ）を、PDFのままで保存できます。
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|---|---|---|---|
| 必要なサービス | 『商奉行クラウド』＋『奉行Edge 発行請求書DXクラウド』 | ||
| その他必要な準備 | 特にありません。 | ||
| 法的要件 |
対応している法的要件は、こちらをご参照ください。 |
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| 運用方法 |
交付した電子取引データは、データのまま自動で保存されます。保存されたデータの確認方法を紹介します。 |
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| 事前に決めるべきこと | 特にありません。 |
（D）受領した電子取引データの保存
| 対応概要 |
メールで受領したPDFファイルなどの電子注文書（電子取引データ）を、『商奉行クラウド』の売上伝票に添付して保存します。
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|---|---|---|---|
| 必要なサービス | 『商奉行クラウド』＋『勘定奉行クラウド』＋『証憑収集 for 勘定奉行クラウド』 | ||
| その他必要な準備 | 特にありません。 | ||
| 法的要件 |
『勘定奉行クラウド』で対応します。 |
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| 運用方法 |
電子取引で受領した電子注文書などを、データのままで保管する運用例を紹介します。 |
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| 事前に決めるべきこと | 電子注文書の収集方法など、運用ルールを決めます。 詳細は、こちらをご参照ください。 |
よくある質問
よくある質問については、こちらをご参照ください。
法的要件
（A）帳簿の電磁的記録（優良な電子帳簿）
| 保存要件の概要 | |
|---|---|
| 記録事項の訂正・削除、追加をした場合には、これらの事実および内容を確認できること | |
| 通常の業務処理期間を経過した後に入力した場合には、その事実を確認できること | |
| 帳簿の記録事項と関連する他の帳簿の記録事項との間で、相互に関連性を確認できること | |
| システム関係書類等を備え付けること | |
| ディスプレイやプリンターを備え付け、帳簿を画面や書面に整然明瞭で速やかに出力できること | |
| 検索 要件 |
① 取引年月日・取引先・取引金額を検索条件として設定できること |
| ② 日付または金額の範囲指定によって検索できること | |
| ③ 二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件によって検索できること | |
| 税務職員による質問検査権に基づくデータのダウンロードに応じること | |
（B）書類の電磁的記録
| 保存要件の概要 | |
|---|---|
| システム関係書類等を備え付けること | |
| ディスプレイやプリンターを備え付け、書類を画面や書面に整然明瞭で速やかに出力できること | |
| 検索要件 | ① 年月日を検索条件として設定できること |
| ② 日付の範囲指定によって検索できること | |
| 税務職員による質問検査権に基づくデータのダウンロードに応じること | |
（D）交付した電子取引データの保存
| 保存要件の概要 | |
|---|---|
| 次のいずれかの改ざん防止措置をすること | |
| 1） | タイムスタンプが付与されたデータを受領 |
| 2） | 速やかに（または通常の業務処理期間を経過した後速やかに）タイムスタンプを付与 |
| 3） | データの訂正・削除をした場合にその記録が残るシステムまたは訂正・削除ができないシステムを利用して授受および保存 |
| 4） | 訂正削除の防止に関する事務処理規程の策定、運用、備付け |
| システム関係書類等を備え付けること | |
| ディスプレイやプリンターを備え付け、書類を画面や書面に整然明瞭で速やかに出力できること | |
| 検索要件 | ① 取引年月日・取引先・取引金額を検索条件として設定できること |
| ② 日付または金額の範囲指定によって検索できること | |
| ③ 二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件によって検索できること | |
| 税務職員による質問検査権に基づくデータのダウンロードに応じること | |
| 参考 |
いずれかの改ざん防止措置 『奉行Edge 発行請求書DXクラウド』では、以下で対応します。
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